Aktenvernichter

Wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, regelt der Gesetzgeber. Ebenso, auf welche Weise sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten sind. Denn: Sensible Daten müssen Sie vernichten, also das Blatt oder den Datenträger schreddern. In vielen Büros, in denen regelmäßig und in großen Mengen Papiere mit sensiblen Daten anfallen (Ämter, Arztpraxen...) gibt es abschließbare Abfallbehälter, deren Inhalt anschließend geschreddert wird. Für den nicht so großen Bedarf finden sich in vielen Büros mobile Aktenvernichter, die sowohl Kreditkarten als auch Druckerpapier Blatt für Blatt schreddern.

Aber auch im Home Office müssen Papiere mit personenbezogenen Daten gemäß DIN 66399 vernichtet werden.

Und während im Büro das Vernichten alter Kreditkarten oder Papiere mithilfe eines Aktenvernichters in aller Regel sichergestellt ist, verfügen viele Mitarbeiter im Home Office (noch) nicht über den passenden Schredder, um Blätter und Papiere DSGVO-konform zu vernichten.

Welcher Aktenvernichter ist der Richtige?

Das hängt von der Art des Datenträgers ab. Ab und an müssen CDs oder Kreditkarten zerstört werden, meistens soll im Büro aber Papier unleserlich gemacht werden. Die Angabe P-1, P-2 über P-4 bis hin zu P-7 am Gerät gibt an, in welche Partikel Schnittbreite der Schredder das Blatt schreddert und damit automatisch, wie wahrscheinlich eine Rekonstruktion der Papiere ist. Wichtig für die Auswahl des passenden Aktenvernichters: Wie viel Blatt gleichzeitig zugeführt werden können (besonders effiziente Aktenvernichter können mühelos bis zu 150 Blatt gleichzeitig oder auch CDs, DVDs und Kreditkarten schreddern), ob der Aktenvernichter über eine automatische Standby-Funktion und Zufuhr Automatik sowie automatische Anti-Papierstau-Technologie verfügt, ob auch größere Blatt Formate als DIN-A4-Blättergeschreddert werden sollen, über welches Auffangvolumen der Aktenvernichter verfügt... Praktisch: Ein herausnehmbarer Auffangbehälter erleichtert die Leerung.

Welche Arten von Schutzklassen gibt es?

Bei der Wahl des richtigen Geräts muss die Schutzklasse der Daten (wir empfehlen Sicherheitsstufe P-4 für die DSGVO-konforme Vernichtung personenbezogener Daten) zur Schutzklasse des Aktenvernichters passen. Dabei lassen sich die Sicherheitsstufen der Schredder diesen drei Schutzklassen der Daten zuordnen:

Schutzklasse 1 für normalen Schutzbedarf personenbezogener Daten. Hierunter fallen alle Dokumente, die, sollten sie öffentlich bekannt werden, keinen Schaden erwarten lassen, z.B. personalisierte Flyer oder Werbepost, interne Notizen o.ä. Schutzklasse 1 umfasst die Sicherheitsstufen 1, 2 und 3 (DSGVO-konform: Immer mind. Sicherheitsstufe 3!)

Schutzklasse 2 für hohen Schutzbedarf vertraulicher Daten. Dazu gehören viele Papiere aus dem täglichen Geschäftsumfeld, wie Personalakten, Rechnungen, Angebote… Sie umfasst die Sicherheitsstufe 3, 4 oder 5.

Schutzklasse 3 für sehr hohen Schutzbedarf bei geheimen Daten, wie z.B. Patientendaten, Strategiepapiere, etc. und damit die Sicherheitsstufe 4, 5, 6 oder 7.

Unsere Aktenvernichter erfüllen alle P-4 und schreddern bis zu 14 Blatt zeitgleich. Alle unsere Aktenvernichter nehmen es außerdem mühelos mit Klammern, Heftklammern und Kreditkarten auf. Sie finden diese Information direkt im Online-Shop bei den jeweiligen Geräten.

Dieselbe Einteilung in Sicherheitsstufen wie beim Papier (also von P-1 über P-4 bis zu P-7) findet sich übrigens auch für das Vernichten von anderen Datenträgern, wie z.B. Filmen (F-1, F-2 ...) oder elektronischen Datenträgern wie USB-Sticks (E-1, E-2 ...).