Etiketten drucken mit Word Vorlage – so geht es!

Für den reibungslosen Versand von Brief, Postkarte, Prospekt und Paket gilt: Keine Beschriftung mit Füller oder Kugelschreiber, sondern mit Laser- oder Tintenstrahldrucker auf ein entsprechendes Adressetikett. Wie Sie sich mit einer kostenlosen Vorlage für Word ganz einfach Etiketten für Ihren Adress-Aufkleber, aber auch für den Ordnerrücken im Büro, erstellen können erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum sind maschinell lesbare Etiketten beim Versand wichtig?

Während in Deutschland die Anzahl versendeter Briefe von Jahr zu Jahr sinkt (von knapp 20 Milliarden in 2014 zu 14,3 Milliarden beförderter Briefe im Jahr 2020) steigt parallel dazu das Paketaufkommen jährlich. Die Zahl der durch die Deutsche Post beförderten Pakete, im Jahr 2019 noch bei 1,4 Milliarden, lag 2020 schon bei über 1,6 Milliarden. Unabhängig vom Format der Sendung: Eine unvorstellbar große Zahl an Briefen, Umschlägen, Postkarten, Werbepost und Paketen, die da jeden Tag ihren Weg vom Sender zum Empfänger finden müssen. Damit das problemlos gelingt, ist zunächst eines ausschlaggebend: Eine richtige und lesbare Adresse. Denn auch wenn in der Logistik heutzutage vieles vollautomatisiert geschieht, stößt auch die Technik immer noch an Ihre Grenzen, wenn es um eine unleserliche Handschrift geht. Aus diesem Grund empfiehlt bzw. fordert z.B. die Deutsche Post bestimmte Sendungen maschinenlesbar zu gestalten. In einer Broschüre finden Sie die Vorgaben der Deutschen Post zu automationsfähigen Briefsendungen, also die Bedingungen an das Etikett im Sinne von Farbe, Schrift, Größe des Feldes.

Welches Programm für Etiketten drucken?

Besonders einfach ist das Etiketten drucken mit speziellen Etikettendruckern und Thermoetiketten, bei den Geräten sind die jeweilige Software mit Vorlagen dabei, diese Variante empfiehlt sich überall dort wo viel, schnell und einheitlich gedruckt werden muss. Eine große Auswahl an Etiketten für Büro und Handel finden Sie im RAJA Online-Shop. Darunter auch zahlreiche Formate und Farben des bekannten Herstellers Avery Zweckform. Für die Klebeetiketten dieses Herstellers finden Sie alle Gratis Vorlagen für Word und Google Docs online auf der Website unter Vorlagen. Dort müssen Sie lediglich die Artikelnummer Ihrer Versandetiketten eingeben und die Etiketten-Vorlage Online erstellen oder für Word downloaden, z.B. für die AVERY Zweckform Inkjet-, Laser- und Kopieretiketten „3422“.

Wo finde ich Etiketten Vorlagen in Word?

Im Textverarbeitungsprogramm Word sind bereits einige Druckvorlagen verschiedener Hersteller, wie z.B. Avery, 3M oder Herlitz, vorinstalliert. Sie finden diese, wenn Sie in der Menüleiste „Sendungen“ und dann „Etiketten“ wählen.

Im darauffolgenden Fenster „Umschläge und Etiketten“ klicken Sie auf Optionen. Darauf erscheint das Feld „Etiketten einrichten“ in dem Sie unter „Etikettenhersteller“ den Produzenten wählen können. Sie erhalten eine Übersicht über die vorinstallierten, einzelne Etiketten egal ob Adress- oder Ordneretiketten und können per Klick auf „OK“ die Vorlage wählen. Klicken Sie danach auf „Neues Dokument“ und es wird eine Vorlage in Word erstellt, die Sie nach Ihren Wünschen individuell bearbeiten können.

Wie kann ich selber Etiketten drucken?

Sollten Sie keine passende Vorlage zum Etiketten drucken finden, so können Sie sich diese mit einer Word Druckvorlage auch sehr einfach selbst einrichten. Wiederholen Sie dafür die vorangegangenen Schritte um zum Fenster „Etiketten einrichten“ (s.o.) zu gelangen. Anstatt einen Hersteller auszuwählen, klicken Sie auf „Neues Etikett …“. Am Beispiel der ablösbaren farbigen Papier-Etiketten EAM143 sehen Sie, welche Maße für die Aufkleber erforderlich sind.

Durch klicken auf „OK“ gelangen Sie zurück zum vorherigen Fenster der Vorlage. Hier sehen Sie jetzt, dass sich das Feld „Etikettenhersteller“ nun zu „Andere/Benutzerdefiniert“ geändert hat und die neu gestaltete Vorlage bereits ausgewählt wurde. Klicken Sie erneut auf „OK“.

Im nächsten Fenster können Sie direkt einen Text eingeben, der nachher in Ihre Etiketten gedruckt werden kann (sie können diesen zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten). Ein Klick auf „Neues Dokument“ öffnet dann ein neues, leeres Word-Dokument mit den korrekten Maßen und Begrenzungen der Aufkleber, für den optimalen Druck Ihrer Etiketten.

Wie erstelle ich eine Adressliste für Etiketten?

Gerade wenn Sammelbriefe versendet werden, müssen mehrere Etiketten auf einmal gedruckt werden, natürlich möchte man die Adressen da nicht einzeln in das Worddokument eintragen. Die Adressliste für Etiketten kann ganz einfach in Excel erstellt werden, die Adressen können aus den meisten Kundendatenbanken in Exceldokumente exportiert werden. Wichtig ist, die Adressen sorgfältig in Excel mit verständlichen Attributen zu hinterlegen und auf eine korrekte Schreibweise zu achten. Zum Beispiel: Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, PLZ, Ort und Land. Über den Seriendruck Assistenten in Word können die Adressen aus der Excelliste dann einfach auf die Etiketten übertragen werden. Dabei lässt sich vor dem Druck auch noch einmal jedes einzelne Etikett auf Schreibweise oder fehlende Attribute überprüfen.

Das richtige Etikett für Ihren Anwendungsfall auswählen

In unserem Sortiment finden Sie zahlreiche unterschiedliche Etiketten in verschiedenen Materialien für unterschiedliche Anwendungsfälle: Vom gewöhnlichen Frankieretikett über fluoreszierende Etiketten für z.B. Warnhinweise bis zu wieder ablösbaren Aufklebern für die kurzfristige Kennzeichnung. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über verschiedene Etikettenvarianten, aus der Sie das passende Etikett wählen können:

Sollten Sie vorgedruckte Etiketten mit Ihrem Logo, einem individuellen Motiv und einer bestimmten Form und Farbe suchen, wenden Sie sich an unsere Experten. Diese machen Ihnen ein individuelles Angebot für personalisierte Etiketten und passende Etiketten ganz nach Ihren Vorgaben: Tel. 0800 20 77 020 (Kostenfreie Servicenummer) oder an die E-Mail-Adresse personalisiert@rajapack.de.

Mit diesen Tipps wünschen wir Ihnen viel Spaß beim effizienten Etiketten drucken und beim fehlerfreien Versand! 

Zum weiterlesen: Etiketten drucken mit Etikettendrucker