Verpacken für den Export – 10 Tipps

Seit Jahrtausenden nutzen die Menschen den Handel um Waren mit anderen Kulturen oder Nationen auszutauschen. Viele Entwicklungen im Lauf der Menschheitsgeschichte wären ohne diesen regen Handelsaustausch gar nicht möglich gewesen. In Deutschland wurden laut Statistischem Bundesamt im vergangenen Jahr (2023) Güter im Wert 1 594 Mrd. € exportiert. Gerade beim Transport über Ländergrenzen hinweg, müssen die Waren einiges aushalten. Umso wichtiger ist da die richtige Verpackung, die Umschlag und Transport standhält und zudem alle Anforderungen erfüllt. Wir schauen uns worauf beim Verpacken für den Export zu achten ist.

Was muss beim Export beachtet werden?

Die passenden Waren für den Weltmarkt herzustellen ist das Eine, diese dann auch in passender Form zu versenden das Andere. Auf die Wahl der optimalen Exportverpackung kommt es daher an, um Beschädigungen oder Verschmutzungen zu verhindern. Denn erst die richtige Verpackung ermöglicht den sicheren und schnellen Güterumschlag. Neben der Schutzfunktion einer Verpackung muss diese auch allen logistischen Anforderungen genügen.

Das Exportgut passiert dabei viele Stationen: Logistikunternehmen, Spediteure, Verlader und Kunden. Und alle erwarten den einfachen und wirtschaftlichen Umgang mit der Sendung. Darüber hinaus gelten Exportvorschriften, die berücksichtigt werden müssen: Da wären z.B. Einfuhrzollsätze, Einfuhrbestimmungen oder auch Präferenzabkommen einzelner Länder.

Eine erste Übersicht für Exportfreudige geben Checklisten, wie etwa zum Einstieg in das Exportgeschäft, die sich in verschiedenen Ausführungen im Internet finden. Auf der Überblicksseite der IHK Limburg in Hessen beispielsweise werden die wichtigsten Aspekte aufgeführt, mit denen es sich im Vorfeld des Warenexports zu beschäftigen gilt. Dazu gehören auch ganz praktische Dinge wie verschiedene Stromspannungen oder Steckervarianten beim Export von elektronischen Geräten oder die unterschiedlichen Konfektionsgrößen beziehungsweise deren Umrechnung beim Export von Kleidung.

Wie verpacke ich sicher für den Export ins Ausland? – 10 Tipps

Generell hat Verpackung immer die Aufgabe, den Inhalt zu schützen. Beim Versand von Waren ins Ausland spielt das eine besonders große Rolle. Die Sendung ist länger unterwegs und wird durch häufiges Verladen viel mehr Erschütterungen und möglicherweise auch unterschiedlichen Klimazonen ausgesetzt. Damit die Ware unbeschadet an den Empfänger geliefert wird, ist die Exportverpackung das A und O. Auch große und schwere Güter müssen so verpackt werden, dass sie nicht beschädigt werden und selbst keinen Schaden verursachen.

In Bezug auf  die Verpackung gibt es in anderen Ländern durchaus verschiedene Erwartungen und Bestimmungen. Während für die Verpackung von Konsumgütern daher Fragen wie Eichgesetze (welche Angaben müssen sich auf der Verpackung befinden?), gängige Formen oder der Symbolgehalt von Farben eine Rolle spielen, sind bei der Export-Verpackung andere Dinge wie Transportweg, klimatische Bedingungen, rechtliche Vorschriften und nicht zuletzt die Transportkosten relevant.

Welche Exportverpackung im Einzelfall die richtige ist, hängt zunächst einmal vom Bestimmungsland ab. Heu, Stroh, aber auch Holz gelten in vielen Ländern als kritisch und dürfen gar nicht beziehungsweise nur unter strengen Voraussetzungen importiert werden. Erst wenn die Holzverpackung nach IPPC-Standard (ISPM 15) behandelt wurde, gilt sie als unbedenklich und kann eingeführt werden.

Auch der Transportweg spielt eine Rolle die Beanspruchungen auf dem Seeweg sind andere wie die im Luftverkehr, der sich wiederum von den Verhältnissen auf der Straße oder Schiene unterscheidet.

1. Palettierung

Warenpakete auf einer Palette zu stapeln, reduziert zum einen das Schadensrisiko und spart zum anderen Platz und möglicherweise Transportkosten. Außerdem ist die Palettierung für die Teilnehmer in der Lieferkette von Vorteil: Die Sendung kann einfach mit dem Hubwagen oder Gabelstapler transportiert werden. Durch den einfachen Transport mit Maschinen wird sowohl Zeit als auch Energie gespart. Die Waren werden gebündelt und sicher ans Ziel geliefert.

Für den Transport per Straße oder Schiene bieten sich Container aus Wellpappe an, wahlweise bereits mit integrierter Palette für eine schnelle Be- und Entladung. Die Vorteile sind, neben der Unbedenklichkeit wegen Holzschädlingen, die relativ geringen Kosten und das geringe Eigengewicht. Das hilft Kosten sparen! Auch palettierfähige Kartons bieten diesen Vorteil. Dadurch, dass sie exakt auf die Palettengrößen genormt sind, bilden sie im Verbund eine homogene Einheit.

2. Umreifung

Als Umreifung bezeichnet man das Sichern von Verpackungseinheiten mit einem Verschlussband: Die Ware wird innerhalb kurzer Zeit rutschsicher fixiert und bietet dadurch eine höhere Transportsicherheit. Das Zusammenschnüren der Wareneinheiten reduziert den Verlust von Einheiten und erschwert den Diebstahl einzelner Pakete. Je nach Packstück erfolgt die Umreifung manuell oder automatisch. Abhängig von den Anforderungen an die Bänder wie Oberflächenschonung, Flexibilität oder Biegsamkeit kommen Materialien aus Textil, Kunststoff oder Stahl zum Einsatz.

3. Hohlraumfüllung

Die Ware sollte in der Verpackung so wenig Raum wie möglich haben. Das stellt sicher, dass der Inhalt durch Herumrutschen im Versandkarton nicht beschädigt wird. Bei großen und schweren Waren ist das besonders wichtig, da die Gefahr besteht, einen Schaden an anderen Sendungen zu verursachen.

Die Verpackungsgröße darf weder zu groß noch zu klein sein. Optimalerweise hat das Produkt noch etwas Abstand zur Außenverpackung. Die Hohlräume werden mit Füllmaterial aufgefüllt und fungieren als Stoßdämpfer. Das Einschlagen in Luftpolsterfolie oder Schaumverpackung schützt die Ware zusätzlich und vermeidet so das Zerkratzen der Oberfläche.

4. Versandvorschriften berücksichtigen

Beim Export kann die Lieferung schon einmal länger unterwegs sein. Mitunter ein Problem dabei: Einige Gegenstände reagieren auf äußere Einflüsse äußerst sensibel. Wenn Holz nicht ordnungsgemäß gereinigt wird, verrottet es und bietet dann die optimale Brutstätte für Parasiten und Bakterien. Dadurch entsteht die Gefahr einer Übertragung von Infektionen und Krankheiten übertragen. Werden also Güter oder Gefahrengüter nicht wie vorgeschrieben deklariert oder verpackt, besteht die Gefahr, dass der Zoll die Ware zurückhält und gegenüber Exporteur und Lieferant eine Geldbuße erhebt. Vor dem Versand lohnt es sich daher, die Versandvorschriften für die versendete Ware zu prüfen. Grundsätzlich sollten immer Feuchtigkeitsquellen untersucht werden, um möglichen resultierenden Produktschäden wie Fäulnis vorzubeugen.

5. Gefahrgut ermitteln

Potentiell gefährliche Waren sind je nach Risikoeinschätzung in neun Klassen eingeteilt:

• Klasse 1: Explosivstoffe und Gegenstände, die Explosivstoffe enthalten, z.B. Silvester-Feuerwerkskörper
• Klasse 2: Entzündbares Gas, nicht entzündbares und nicht giftiges Gas, giftiges Gas, z.B. Sprühdosen
• Klasse 3: Entzündbare flüssige Stoffe, z.B. Klebstoffe, Alkohol, Parfüm
• Klasse 4: Entzündbare feste Stoffe, selbstzersetzliche Stoffe, polymerisierende Stoffe und desensibilisierte explosive feste Stoffe, z.B. Öl-, Binzen- und Dieselfilter oder Magnesiumpulver
• Klasse 5: Oxidierend (entzündend) wirkende Stoffe, z.B. Düngemittel
• Klasse 6: Giftige Stoffe und ansteckungsgefährliche Stoffe, z.B. Pestizide
• Klasse 7: Radioaktive Stoffe, z.B. Sonden, oberflächenkontaminierte Gegenstände
• Klasse 8: Ätzende Stoffe, z.B. Schwefelsäure, Salzsäure
• Klasse 9: Verschiedene gefährliche Stoffe und Gegenstände die in keine andere Gefahrgutklasse fallen, z.B. Asbest, Lithiumbatterien, Airbags

Je nach Klassifizierung gibt es Vorschriften zur Verpackung, Kennzeichnung, Etikettierung und Dokumentation. Um Schwierigkeiten beim Versand zu vermeiden, sollte zunächst in Erfahrung gebracht werden, ob die Ware als Gefahrgut gilt und welche Maßnahmen in diesem Fall zu treffen sind.

6. Gewichtsbeschränkungen beachten

Abhängig von der Größe der Waren ist es hilfreich, die Preisstruktur und Gewichtsbeschränkungen des Spediteurs zu kennen. Einschränkungen gibt es in der Regel nur bei sehr großen und schweren Gegenständen, die nicht palettiert werden können. Aber auch bei kleineren Gütern steigen die Gebühren mit zunehmender Größe und Gewicht. Eine Recherche lohnt sich, denn oftmals können dann zum Beispiel durch anderes Palettieren Kosten eingespart werden.

7. Alle Zollpapiere ausfüllen

Beim Ausführen von Waren aus der Europäischen Union werden verschiedene Warenbegleitdokumente von der Zollverwaltung, vom Bestimmungsland der Ware oder vom Käufer verlangt:

• EORI-Nummer für die Ausfuhranmeldung
• Ausfuhranmeldung ab 1.000 € oder 1.000 Kilogramm
• Je nach Ausfuhrland sind Warenbegleitpapiere beizulegen, darunter fallen Handelsrechnungen, Ursprungszeugnisse, Einfuhrlizenzen um nur einige zu nennen.

Wenn man mit dem Verfahren nicht vertraut ist, empfiehlt sich eine Beratung bei der zuständigen IHK.

Ob und welche Ausfuhrpapiere Sie benötigen, ist auf iloxx.de (DPD) länderspezifisch aufgelistet.

8. Exportversicherung abschließen

Im Auslandsgeschäft ist es oft schwierig, das Risiko eines Zahlungsausfalls aufgrund von Krisen oder konjunkturellen Einbrüchen einzuschätzen. Umso wichtiger ist eine Exportversicherung zur Absicherung möglicher Verluste. Bleibt die Zahlung eines ausländischen Geschäftspartner aus, springt mit der Hermesdeckung der deutsche Staat ein. Die Risiken und Optionen sollten unbedingt berücksichtigt und kalkuliert werden.

9. Carnet ATA bei vorübergehender Ausfuhr

Ein Carnet ATA findet dann Anwendung, wenn Waren nur vorübergehend aus- und wieder eingeführt werden. Das Verfahren ist abgabefrei und kann bei der IHK beantragt werden. Hauptsächlich wird das Carnet ATA bei Handelsmessen mit internationaler Beteiligung eingesetzt. Anstelle einzelner innerstaatlicher Papiere kann es sowohl für die Ausfuhr als auch die Wiedereinfuhr verwendet werden. Ein weiterer Vorteil ist die zügige Grenzabfertigung. Durch die Einsparung von Steuern und Zeit lohnt sich das für viele Unternehmen.

10. Richtig adressieren

In Deutschland gibt es eine Din-Norm zur korrekten Adressierung. Aber nahezu jedes Land gestaltet die Anschrift auf Paketen anders, folgend einige Beispiele:

USA

Zeile 1 – Empfänger
Zeile 2 – Nr. Straße (Typ) (Himmelsrichtung) (Gebäude) (Etage) (Apartment)
Zeile 3 – Ort, Provinz, PLZ
Zeile 4 – UNITED STATES

Japan

Zeile 1 – Empfänger
Zeile 2 – (Gebäude) (Apartment)
Zeile 3 – Nr. Straße
Zeile 4 – Gemeinde
Zeile 5 – Ort, Provinz, PLZ
Zeile 6 – JAPAN

Mexiko

Zeile 1 – Empfänger
Zeile 2 – (Gebäude) (Apartment)
Zeile 3 – Nr. Straße
Zeile 4 – Gemeinde
Zeile 5 – Ort, Provinz, PLZ
Zeile 6 – JAPAN

Um auf Nummer sicher zu gehen und bei Unstimmigkeiten oder Rückfragen erreichbar zu sein, können die Kontaktdaten auf dem Etikett vermerkt werden.

Mit guter Planung zum Warenexport

Neben der richtigen Exportverpackung und richtigen Adressierung spielen für einen Markteintritt auch bürokratische Regelungen und Gefahrgutvorschriften eine große Rolle. Der Export von Waren ist mit viel Planungsaufwand verbunden und sollte nur mit genügend Vorlaufzeit in Angriff genommen werden. Aber ganz gleich ob Waren im Inland, ins europäische Ausland oder in Drittländer versendet werden: Für alle Pakete gilt: Die Auswahl der Verpackung spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg des Unternehmens.